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Betriebskostenabrechnung: worauf Vermieter achten sollten

Zu den Aufgaben des Vermieters gehört die ordnungsgemäße Erstellung der Betriebskostenabrechnung, aus der sich für den Mieter eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt. Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen bei der Abrechnung aller anfallenden Hausbetriebskosten.

1. Welches Gesetz regelt die Betriebskostenabrechnung?

Die Bestimmungen zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen sind in diesen drei Gesetzestexten verankert:

  • Mietrechtsgesetz (MRG)
  • Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG)
  • Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG)

Das MRG und das WGG regeln zudem im Einzelnen, welche Hausbetriebskosten sich abrechnen lassen.

Hinweis von immoverkauf24:

Vorsicht ist geboten bei Mietverträgen, die dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) unterliegen. Für solche Mietverhältnisse muss die Abrechnung der Betriebskosten vertraglich vereinbart werden. Andernfalls gilt § 1099 ABGB und der Vermieter muss für alle Lasten und Abgaben aufkommen.

2. Anschreiben Betriebskostenabrechnung – Muster für Vermieter

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für das Anschreiben zu Ihrer Betriebskostenabrechnung kostenlos herunterladen:

Word-Vorlage kostenlos downloaden:

PDF-Vorlage kostenlos downloaden:

Hinweis von immoverkauf24:

Bitte beachten Sie, dass das zur Verfügung gestellte Muster eine Vorlage bietet und nicht die Rechtsberatung ersetzt. Lassen Sie das Muster von Ihrem Rechtsanwalt stets auf Aktualität prüfen und passen Sie die Klauseln wie gewünscht an. Eine Garantie auf die Rechtssicherheit dieser Vorlage wird von immoverkauf24 nicht gewährt.

3. Wie muss eine Betriebskostenabrechnung aussehen?

Eine Betriebskostenabrechnung sollte grundsätzlich wie folgt aufgebaut sein:

  • Name und Anschrift des Mieters
  • Benennung der Abrechnungseinheit
  • Benennung des Abrechnungszeitraums
  • Erklärung zum Aufteilungsschlüssel
  • Gegebenenfalls Erklärungen zu einer abweichenden Aufteilung (z. B. Liftkosten)
  • Detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten
  • Summe aller angefallenen Betriebskosten und Anteil der jeweiligen Wohneinheit
  • Berechnung von Guthaben oder Nachzahlungsbetrag anhand der Vorauszahlungen

Hinweis von immoverkauf24:

Der Mieter hat ein Recht darauf, auf Wunsch die Ausgaben zu prüfen und Rechnungen einzusehen. Daher muss die Betriebskostenabrechnung alle Ausgabenpositionen einzeln auflisten. Summenpositionen allein reichen nicht aus.

4. Betriebskostenabrechnung für Haus mit einer Wohneinheit – Mustervorlage

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Betriebskostenabrechnung eines Hauses mit einer Wohneinheit kostenlos herunterladen. Diese hilft Ihnen dabei, die einzelnen Betriebskostenpositionen richtig zuzuordnen:

Word-Vorlage kostenlos downloaden:

PDF-Vorlage kostenlos downloaden:

Hinweis von immoverkauf24:

Bitte beachten Sie, dass das zur Verfügung gestellte Muster eine Vorlage bietet und nicht die Rechtsberatung ersetzt. Lassen Sie das Muster von Ihrem Rechtsanwalt stets auf Aktualität prüfen und passen Sie die Klauseln wie gewünscht an. Eine Garantie auf die Rechtssicherheit dieser Vorlage wird von immoverkauf24 nicht gewährt.

5. Betriebskostenabrechnung für Haus mit mehreren Wohneinheiten – Mustervorlage

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Betriebskostenabrechnung eines Hauses mit mehreren Wohneinheiten kostenlos herunterladen. Diese hilft Ihnen dabei, die einzelnen Betriebskostenpositionen richtig zuzuordnen:

Word-Vorlage kostenlos downloaden:

PDF-Vorlage kostenlos downloaden:

Hinweis von immoverkauf24:

Bitte beachten Sie, dass das zur Verfügung gestellte Muster eine Vorlage bietet und nicht die Rechtsberatung ersetzt. Lassen Sie das Muster von Ihrem Rechtsanwalt stets auf Aktualität prüfen und passen Sie die Klauseln wie gewünscht an. Eine Garantie auf die Rechtssicherheit dieser Vorlage wird von immoverkauf24 nicht gewährt.

6. Welche Betriebskosten sind zulässig?

Im MRG/WGG bzw. in den individuellen Vereinbarungen des vermieterfreundlichen Mietvertrags ist genau definiert, welche Betriebskosten abgerechnet werden dürfen:

  • Wasser und Überprüfung der Wasserleitungen
  • Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen
  • Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Entrümpelung und Schädlingsbekämpfung
  • Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
  • Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
  • Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden (nur bei Zustimmung der Mieter)
  • Hausreinigung und Schneeräumung
  • öffentliche Abgaben
  • Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen

Nicht verrechnungsfähig sind alle sonstigen Ausgaben, wie etwa Mietzinsausfälle und Instandhaltungskosten.

7. Welche Fristen sind einzuhalten?

Vermieter sind dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni für das jeweils vorausgegangene Kalenderjahr zu legen. Die Betriebskostenabrechnung ist für alle Mieter zugänglich zur Einsicht im Haus auszulegen. Die Abrechnung nach WGG und HeizKG muss dem Mieter zugestellt werden.

Für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung kann die Abrechnungsperiode vom Kalenderjahr abweichen. Daher ist für diese Abrechnung eine gesonderte Frist von sechs Monaten ab Ende der Abrechnungsperiode einzuhalten. Endet die Abrechnungsperiode beispielsweise mit dem Monat Oktober, so ist die Abrechnung bis spätestens 30.04. zu legen.

8. Was ist bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu beachten?

Die Betriebskostenabrechnung ist ordnungsgemäß zu erstellen, d. h. sie muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Alle Einnahmen und Ausgaben sind vollständig aufzulisten, sodass der Mieter die einzelnen Positionen gegebenenfalls überprüfen kann. Für jede Kostenposition muss zudem der Beleg vorhanden sein.

9. Welche Fehler sind bei der Wasserabrechnung zu vermeiden?

Bei einigen Mietshäusern handelt es sich um gemischt genutzte Immobilien mit Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bei der Abrechnung der Wasserkosten müssen Sie als Vermieter darauf achten, dass die Aufteilung angemessen erfolgt. Gewerbebetriebe haben häufig einen deutlich höheren Wasserverbrauch. Auch wenn größere Mengen an Wasser für die Bewässerung von Grünanlagen verbraucht werden, sind diese Kosten in Abzug zu bringen.

10. Was sind weitere typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung?

Auf folgende Irrtümer sollten Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung achten:

  • "Aufwendungen für Reparaturen lassen sich abrechnen" – Nein, die Kosten für Instandhaltung lassen sich nicht über die Betriebskostenabrechnung abrechnen.
  • "Was alles zu den abrechnungsfähigen Betriebskosten gehört, ist im Gesetz geregelt" – Dies trifft nur auf Mietverträge im Anwendungsbereich des MRG zu. Bei allen anderen Mietverhältnissen muss genau geregelt werden, welche Betriebskosten sich abrechnen lassen.
  • "Jeder Mieter hat Anspruch auf eine Betriebskostenabrechnung" – Nein, da bei einer Pauschalmiete die Betriebskostenabrechnung regelmäßig entfällt.
  • "Der Mieter muss die Betriebskostenabrechnung ohne Einwand akzeptieren" – Der Mieter hat ein Recht darauf, die Originalbelege einzusehen und die Abrechnung bei berechtigtem Zweifel vom Bezirksgericht überprüfen zu lassen.

11. Welches Programm brauchen Sie als Vermieter für die Abrechnung?

Betriebskostenabrechung selber erstellen

Für die Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung können Sie eine Software verwenden. Angeboten werden spezielle Programme für Hausverwaltungen und Immobilienmakler. Die Anschaffung einer solchen Hausverwaltungs-Software zahlt sich aus, wenn Sie die Abrechnung regelmäßig für größere Mietshäuser mit mehreren Mietsparteien erstellen. In das Programm lassen sich alle Daten einpflegen und anhand des Verteilungsschlüssels werden die einzelnen Betriebskosten abgerechnet.

Wenn Sie allerdings nur einige wenige Immobilien verwalten, hilft Ihnen die bereits konfigurierte Excel-Vorlage "Nebenkostenabrechnung Muster" weiter. In der Tabelle können Sie alle Betriebskostenpositionen auflisten und für den Mieter darstellen.

12. Was geschieht bei Auszug des Mieters oder Mieterwechsel?

Es ist grundsätzlich immer derjenige Mieter zur Nachzahlung verpflichtet bzw. zur Erstattung des Guthabens berechtigt, der zum Zeitpunkt der Abrechnungslegung in der Wohnung lebt. Wenn beispielsweise ein Mieter im April einzieht und im Mai die Betriebskostenabrechnung erhält, muss er die fälligen Nachzahlungen begleichen oder erhält das Guthaben ausgezahlt. Dabei ist es völlig unerheblich, dass die Abrechnung sich auf das vorherige Kalenderjahr bezieht und er in diesem Zeitraum gar nicht Mieter der Wohnung war.

Abweichende Regelungen treffen das Heizkostenabrechnungsgesetz und das ABGB. Nach diesen Richtlinien können Mieter nur zu Betriebskosten herangezogen werden, die während ihrer jeweiligen Mietdauer angefallen sind. Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist bei einem Wechsel zwischen den beiden Mietern aufzuteilen. Steht die Wohnung leer, muss der Vermieter für die Betriebskosten in diesem Zeitraum aufkommen.

13. Wie lässt sich eine Betriebskosten-Pauschale abrechnen?

Bei einer Pauschalmietzinsvereinbarung ohne gesonderte Aufschlüsselung nach Hauptmietzins und Betriebskosten erfolgt keine Betriebskostenabrechnung. Wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher ausfallen als die Pauschale, kann der Vermieter anders als bei der Betriebskostenabrechnung auch keine Anpassung der Miete vornehmen.

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